Bab 9 konsep Pengendalian intern

Bab 9 konsep Pengendalian intern Pertanyaan 1. Uraikan pengertian pengendalian intern secara umum! Jawab : Pengendalian intern (internal control) adalah rencana organisasi dan metoda yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi, dan utnuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen. 2. Jelaskan perbedaan antara pengendalian akuntansi dan pengendalian administrasi! Jawab : Pengendalian administrasi (administrative control) adalah pengendalian yang menjamin efisiensi operasional dan ketaatan kebijakan manajemen. Sebaliknya pengendalian akuntansi (accounting control) adalah pengendalian yang bertujuan membantu menjaga aktiva dan menjamin akurasi dan daya andal catatan keuangan perusahaan. 3. Jelaskan 4 ancaman pokok terhadap sistem informasi akuntansi! Jawab : Secara garis besar, ada 4 jenis ancaman terhadap SIA, yaitu : 1) Bencana alam dan bencana politik, misalnya kebakaran, banjir, gempa bumi, perang, angin topan, dan lain-lain. 2) Kesalahan software dan tidak berfungsinya perangkat keras, seperti kegagalan hardware, fluktuasi listrik dan instalasi yang tidak benar, kesalahan transmisi data yang tidak terdeteksi. 3) Tindakan-tindakan yang tidak disengaja, seperti kecelakaan, kecerobohan kerja, tidak diikutinya prosedur standar, karyawan yang kurang terlatih atau kurang diawasi, kesalahan yang tidak disengaja, kehilangan atau salah menempatkan data, kesalahan logis, dan sistem yang tidak memenuhi kebutuhan perusahaan atau tidak mampu menangani tugas yang telah ditetapkan. 4) Tindakan yang disengaja (kriminal komputer), misalnya sabotase, kecurangan komputer, dan korupsi. 4. Jelaskan 3 penyebab meningkatnya persoalan pengamanan terhadap SIA! Jawab : Diantara berbagai penyebab meningkatnya problem pengamanan adalah sebagai berikut : a. Kenaikan jumlah sistem client/server yang berakibat informasi tersedia untuk semua karyawan. Komputer dan server berada dimana-mana. b. Karena jaringan lokal (Local Area Network/LAN) dan sistem client/server mendistribusikan data kepada banyak pemakai, mereka lebih sulit dikendalikan dan diawasi dibandingkan sistem mainframe yang terpusat. c. Wide Area Network (WAN) memberi peluang bagi pelanggan dan pemasok saling mengakses masing-masing sistem dan data, maka persoalan kerahasiaan data menjadi suatu yang harus memperoleh perhatian yang lebih. 5. Jelaskan 4 alasan banyaknya organisasi yang tidak memberikan perlindungan (proteksi) yang memadai terhadap data yang mereka miliki! Jawab : Meskipun ancaman terhadap SIA meningkat, sayangnya banyak organisasi tidak melakukan proteksi secara memadai terhadap data yang mereka miliki, karena alasan sebagai berikut : 1) Persoalan pengendalian komputer sering disepelekan dan dianggap remeh, dan perusahaan menganggap bahwa kehilangan informasi penting sebagai sesuatu yang tidak dianggap merugikan atau dianggap bukan merupakan ancaman. 2) Implikasi pengendalian karena berubahnya sistem dari sistem terpusat menjasi sistem jejaring (network) tidak benar-benar dipahami. 3) Sebagaian perusahaan tidak menyadari bahwa pengamanan data merupakan hal yang serius bagi kelangsungan hidup perusahaan. Informasi adalah sebuah sumberdaya strategik, dan untuk melindungi informasi tersebut memerlukan prasyarat yang strategik pula. 4) Tekanan produktivitas dan biaya memotivasi manajemen untuk mengabaikan pengukuran pengendalian yang memang cukup memakan waktu. 6. Sebut dan jelaskan 5 jenis batch totals! Jawab : Jenis-jenis jumlah data kelompok yang digunakan dalam sistem komputer adalah sebagai berikut : 1) Jumlah angka rupiah adalah penjumlahan field data rupiah, seperti jumlah rupiah penjualan, atau jumlah rupiah penerimaan kas. 2) Jumlah angka non rupiah adalah penjumlahan field data non rupiah, yang biasanya tidak ditambahkan, misalnya data kode pelanggan, atau data nomor karyawan. 3) Penjumlahan data transaksi adalah penjumlahan dokumen yang diproses. 4) Perhitungan baris adalah penjumlahan baris data yang dimasukkan ke komputer. Sebagai contoh, jumlah baris menunjukkan angka sepuluh jika jenis barang yang dijual kepada konsumen sebanyak 10 jenis barang yang berbeda. 5) Cross-footing balance test yaitu penjumlahan angka ke bawah (jumlah kolom) dan penjumlahan angka ke kanan (jumlah baris), kemudian jumlah-jumlah tersebut ditambahkan untuk memperoleh angka jumlah final. Kedua ngka jumlah final tersebut harus sama. 7. Sebutkan faktor-faktor (7 faktor) yang mempengaruhi lingkungan pengawasan! Jawab : Lingkungan internal terdiri dari : 1) Filosofi, gaya operasi, dan sensivitas risiko manajemen 2) Board of directors 3) Komitmen terhadap integritas, niali etika, dan kompetensi 4) Struktur organisasi 5) Metode penetapan wewenang dan tanggung jawab 6) Standar SDM 7) Pengaruh eksternal 8. Jelaskan apa yang saudara ketahui tentang komite audit dan apa peranannya! Jawab : Komite ini bertanggungjawab untuk mengawasi struktur pengawasan intern perusahaan, proses pelaporan keuangan, dan ketaatan terhadap hukum, peraturan, dan standar yang berlaku. Komite ini tugasnya berkaitan erat dengan auditor eksternal dan internal. Salah satu tujuan dibentuknya komite ini adalah untuk melakukan kaji ulang independen terhadap tindakan manajer untuk kepentingan pemegang saham. Kaji ulang tersebut dimaksudkan sebagai pengecekan terhadap integritas manajemen dan meningkatkan kepercayaan publik. 9. Jelaskan perbedaan antara otorisasi umum dan otorisasi khusus! Jawab : Otorisasi dibedakan menjadi dua, yaitu otorisasi umum dan otorisasi khusus. Otorisasi umum adalah otorisasi yang diberikan oleh manajemen untuk menangani transaksi yang rutin terjadi tanpa perlu menambahkan persetujuan khusus. Otorisasi khusus adalah otorisasi tambahan yang diberikan oleh manajer yang lebih atas, jika transaksi yang akan dilaksanakan menyimpang dari ketentuan yang telah ditetapkan oleh manajemen, misalnya untuk penjualan di atas limit yang telah ditetapkan. 10. Sebutkan 3 diantara 5 komponen model pengawasan intern yang diusulkan oleh COSO. Jelaskan secara singkat 3 komponen yang saudara sebut! Jawab : Filososfi dan gaya operasi manajemen. Jika manajemen tidak terlalu memberikan perhatian terhadap pengendalian intern dan perilaku etik, maka karyawan perusahaan tidak dapat diharapkan dapat mencapai tujuan pengawasan secara efektif. Struktur organisasi. Struktur organisasi sebuah perusahaan menetapkan garis wewenang dan tanggung jawab, dan memberikan rerangka menyeluruh untuk perencanaan, pengarahan, dan pengendalian operasi. Komite audit. Komite ini bertanggungjawab untuk mengawasi struktur pengawasan intern perusahaan, proses pelaporan keuangan, dan ketaatan terhadap hukum, peraturan, dan standar yang berlaku. 11. Jelaskan perbedaan antara pengawasan preventive, detective, dan corrective! Jawab : Pengendalian preventive dimaksudkan untuk mencegah masalah sebelum masalah tersebut benar-benar terjadi. Pengendalian detective untuk menemukan masalah segera setelah masalah tersebut terjadi. Pengendalian corrective dimaksudkan untuk memecahkan masalah yang ditemukan oleh pengendalian detektif. 12. Jelaskan konsep pemisahan fungsi/tugas! Jawab : Pengendalian intern yang baik menghendaki bahwa tidak ada seorang karyawan yang diberi terlalu banyak tanggung jawab atau tugas. Seorang karyawan tidak boleh berada dalam posisi untuk melaksanakan dan menyembunyikan kecurangan dan kesalahan. Pemisahan tugas yang efektif mensyaratkan bahwa fungsi-fungsi berikut ini dipisahkan : a. Otosirasi, yaitu persetujuan terhadap transaksi yang akan dilaksanakan dan keputusan yang akan dibuat. b. Pencatatan, mencakup pembuatan dokumen sumber, pemeliharaan jurnal, buku besar, pembuatan rekonsiliasi, dan pembuatan laporan kinerja. c. Penyimpanan, dapat dilakukan secara langsung misalnya dalam penanganan kas atau tidak langsung misalnya penerimaan cek dari pelanggan melalui pos. 13. Jelaskan istilah-istilah berikut ini secara singkat : a. General control b. Application control c. Input control d. Procces control e. Output control Jawab : a. General control adalah pengawasanyang dirancang untuk menjamin bahwa lingkungan pengawasan organisasi mantap dan dikelola dengan baik untuk meningkatkan efektivitas pengawasan aplikasi. b. Application control adalah pengawasan yang digunakan untuk mencegah, mendeteksi, dan membetulkan kesalahan transaksi saat transaksi tersebut diproses. c. Input control dirancang untuk menjamin bahwa hanya data yang sah (valid), akurat, dan diotorisasi saja yang dimaksudkan ke dalam proses. d. Procces control dirancang untuk menjamin bahwa semua transaksi diproses secara akurat dan lengkap, dan semua file dan record di-update secara tepat. e. Output control dirancang untuk menjamin bahwa keluaran sistem diawasi dengan semestinya. 14. Kemudahan apa yang disediakan oleh rerangka COBIT bagi manajemen, pemakai jasa teknologi informasi, dan auditor dalam kaitannya dengan pengamanan sistem informasi dan praktik pengendalian untuk teknologi informasi? Jawab : Rerangka tersebut memungkinkan : 1) Manajemen untuk menetapkan pengamanan dan praktik pengendalian lingkungan teknologi informasi 2) Pemakai jasa teknologi informasi memperoleh jaminan bahwa ada pengamanan dan pengendalian yang memadai. 3) Auditor untuk mendukung opini mengenai pengendalian intern dan untuk memberikan saran bagi pengamanan dan pengendalian teknologi informasi. 15. Jelaskan dimensi pengendalian yang dituju oleh COBIT! Jawab : Dimensi pengendalian yang dituju oleh rerangka COBIT adalah : a. Untuk memuaskan tujuan bisnis, informasi yang dihasilkan perlu disesuaikan dengan kebutuhan informasi oleh perusahaan. Kriteria informasinya adalah : efektivitas (relevan, berhubungan, dan tepat waktu), efisiensi, kerahasiaan, integritas, ketersediaan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, dan daya andal. b. Sumber daya teknologi informasi (manusia, sistem aplikasi, teknologi, fasilitas, dan data) c. Proses teknologi informasi (dibagi menjadi 4 domain: perencanaan dan pengorganisasian, perolehan dan implementasi, pengiriman dan dukungan. Dan pemantauan) Latihan / kuis 1. COSO mengidentifikasi 5 komponen pengendalian intern yang saling berhubungan. Manakah diantara komponen berikut ini yang bukan salah satu dari 5 komponen tersebut? Jawab : b. Kebijakan pengendalian intern 2. Manakah diantara pernyataan berikut ini yang salah? Jawab : 3. Manakah diantara pernyataan berikut ini yang benar? Jawab : 4. Manakah urutan aktivitas yang benar? Jawab : 5. Berikut ini merupakan pengecekan independen, kecuali: Jawab : 6. Berikut ini adalah sebab-sebab kerugian yang harus ditanggulangi dengan menerapkan sistem pengendalian intern yang memadai, kecuali: Jawab : 7. Salah satu sebab meningkatnya problem pengamanan terhadap SIA adalah : Jawab : 8. Berikut ini adalah karakteristik pengendalian manajemen, kecuali: Jawab : 9. Kebijakan dan prosedur yang ditetapkan untuk memberikan jaminan yang layak bahwa tujuan khusus organisasi organisasi dapat dicapai disebut Jawab : 10. Berikut ini cakupan prosedur pengendalian yang dapat diterapkan, kecuali: Jawab : 11. Dimensi pengendalian yang dituju oleh perangkat COBIT antara lain Jawab : 12. Berikut ini adalah aktivitas-aktivitas pengendalian, kecuali: Jawab : 13. Yang dimaksud dengan otorisasi umum adalah Jawab :c. Otorisasi yang dilakukan atas dasar standar peraturan yang telah ditetapkan. 14. Pemisahan fungsi yang baik akan memisahkan tugas sebagai berikut Jawab :a. otorisasi, pencatatan, dan penyimpanan 15. Tujuan dilakukannya pemisahan fungsi antara fungsi otorisasi dan fungsi pencatatan adalah Jawab :a. untuk mencegah seorang karyawan dari pencatatan yang tidak benar guna menutupi dilakukannya transaksi yang tidak diotorisasi secara tepat. Soal kasus mulyadi  dalam tahap analisis sistem, seorang analis sistem mencatat beberapa unsur, yang dianggap melemahkan pengendalian internal dalam sistem pembelian perusahaan kliennya a. perusahaan tidak membentuk fungsi penerimaan. Penerimaan barang langsung dilaksanakan oleh fungsi gudang. b. Dokumen surat order pembelian tidak bernomor urut tercetak. c. Setiap pembelian tidak didahului dengan permintaan penawaran harga para pemasok yang potensial. d. Fungsi pembelian menyelenggarakan buku pembantu utang. e. Fungsi gudang menyelenggarakan kartu persediaan yang merupakan buku pembantu persediaan. Diminta : Jelaskan mengapa analis sistem tersebut mencatat unsur-unsur tersebut di atas sebagai unsur yang melemahkan pengendalian internal dalam sistem pembalian. Jawab : Unsur pokok sistem pengendalian internal adalah: Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Untuk melaksanakan transaksi pembelian dalam perusahaan misalnya, fungsi-fungsi yang dibentuk adalah : a. Fungsi gudang (merupakan fungsi penyimpanan) : mengajukan permintaan pembelian dan penyimpanan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. b. Fungsi pembelian (merupakan fungsi operasi) : melaksanakan pemesanan barang kepada pemasok. c. Fungsi penerimaan (merupakan fungsi operasi) : menerima atau menolak barang yang diterima dari pemasok. d. Fungsi akuntansi (merupakan fungsi pencatatan) : mencatat utang yang timbul dari transaksi pembelian dalam kartu utang dan mencatat persediaan barang yang diterima dari transaksi pembelian dalam kartu persediaan. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap aset, utang, pendapatan, dan beban. Dalam melaksanakan transaksi pembelian misalnya sistem wewenang diatur sebagai berikut : a. Kepala fungsi gudang : berwenang mengajukan permintaan pembelian dengan surat permintaan pembelian yang ditujukan kepada fungsi pembelian. b. Kepala fungsi pembelian : berwenang memberikan otorisasi pada surat order pembelian yang diterbitkan oleh fungsi pembelian. c. Kepala fungsi penerimaan : berwenang memberikan otorisasi pada laporan penerimaan barang yang diterbitkan oleh fungsi penerimaan. d. Kepala fungsi akuntansi : berwenang memberikan otorisasi pada bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pencatatan terjadinya transaksi pembelian. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Untuk menjamin praktik yang sehat dalam melaksanakan transaksi pembelian misalnya, sistem pembelian disusun dengan dasar berikut ini : a. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh beberapa fungsi berikut ini, yang bekerja secara independen : fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, dan fungsi akuntansi. b. Formulir-formulir : surat permintaan pembelian, surat order pembelian, laporan penerimaan barang dan bukti kas keluar dirancang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya di pertanggungjawabkan oleh : Kepala fungsi gudang : untuk surat permintaan pembelian Kepala fungsi pembelian : untuk surat order pembelian Kepala fungsi penerimaan : untuk laporan penerimaan barang Kepala fungsi akuntansi : untuk bukti kas keluar c. Secara periodik diadakan rekonsiliasi antara buku pembantu persediaan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi dengan persediaan secara fisik di gudang. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Pengendalian internal akuntansi tersebut menjamin : a. Barang dan jasa yang dibeli adalah yang diperlukan oleh perusahaan, yang dibuktikan dengan adanya surat permintaan pembelian dari fungsi gudang atau dari fungsi pemakai. b. Barang yang diterima adalah barang yang dipesan, yang dibuktikan dengan adanya surat order pembelian yang diotorisasi oleh kepala fungsi pembelian. c. Utang yang dicatat adalah liabilitas perusahaan atas barang atau jasa yang dibeli dan diterima oleh perusahaan, yang dibuktikan dengan bukti kas keluar yang dilampiri oleh laporan penerimaan barang yang ditandatangani oleh kepala fungsi penerimaan, faktur dari pemasok, dan surat order pembelian.